校内各有关单位：
为做好2016年度档案归档工作，确保各类档案及时、准确、完整归档，根据《西北大学档案管理办法》（附件1）有关要求，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、
2015年学校各单位在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料，以及往年未归档的文件材料。文件材料的归档范围按照《西北大学档案归档范围和保管期限表》（附件2）执行。
2、各院（系、所、中心）2016届毕业生集体照片（纸质与电子版同步归档，电子版请发至邮箱
dag@nwu.edu.cn，请务必注明院系、专业）。
二、归档时间
各类档案的归档时间分别为：
1、学校党政管理部门形成的档案材料、各院（系、所、室、中心）形成的教学档案材料和其他教学综合管理文件材料、产品生产类档案和出版物类档案在次年6月底前归档；
2、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；
3、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
4、仪器设备类档案应当在完成验收后的六个月内归档；
5、财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管三年，期满后向学校档案馆移交；
6、各立卷单位形成的人物类档案和实物类档案即时归档；
7、重大活动类档案应当在活动结束后两个月内归档。
三、归档流程
归档流程见《西北大学档案归档流程》（附件3）。
四、归档要求
1、请各单位按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整；希望各单位分管档案工作的负责人切实加强对本单位档案工作的领导，兼职档案员切实履行档案工作职责，做好本单位档案材料的归档工作。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、涉密档案单独立卷归档，其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手工填写送交档案馆。
3. 归档单位移交档案材料时须填写《西北大学档案移交目录》（附件4）一式2份，归档单位加盖印章、交接双方签字后，归档单位和档案馆各存1份。
4、归档所需的案卷封皮从档案馆领取，卷内目录（附件5）、备考表（附件6）附后。
五、移交地点、联系人及电话
太白校区图书馆一层东侧档案馆。
在档案收集、整理、编目、移交工作中，如有问题，请与档案馆有关人员联系。联系人及电话如下：
张 叶：88302979 108室，负责教学类档案
邵 婧 88302979 108室，负责科研、基建、仪器设备、产品生产类档案
曹振明：88302273 111室，负责党群、行政、出版、外事类档案
刘铁山：88302979 112室，负责财会、人物、声像、实物及重大活动类档案
附件：
附件1：西北大学档案管理办法
附件2：西北大学档案归档范围和保管期限表
附件3：西北大学档案归档流程
附件4：西北大学档案移交目录
附件5：卷内目录
附件6：备考表
档 案 馆
2016年3月16日