各院（系）及有关单位：
毕业生档案整理和转递工作是毕业生就业服务工作的重要环节。为做好2015届毕业生档案整理和转递工作，确保毕业生档案材料归档及时、完整，转递有序、顺畅，依据学生档案管理的有关规定，结合我校实际，对2015届毕业生档案整理和转递有关工作安排如下：
一、工作内容及时间安排
（一）档案材料整理阶段（6月16日-30日）
1．应归档材料
（1）本专科毕业生归档材料：高中档案材料、党团材料、西北大学学生登记表、高等学校毕业生登记表、本（专）科成绩单、辅修成绩单、校内转专业文件（适用于转专业学生）、学生体质健康标准登记卡、表彰奖励文件和违纪处分文件（适用于受表彰奖励或违纪处分学生）、毕业生就业报到证（白页）、其他相关材料。
（2）毕业硕士研究生归档材料：高中档案材料、本科档案材料、党员材料、西北大学研究生登记表、毕业研究生登记表、硕士学位申请书、硕士研究生成绩单、硕士研究生学籍表、硕士研究生毕业论文评审意见、硕士学位授予证明、表彰奖励和违纪处分文件（适用于受表彰奖励或违纪处分学生）、毕业生就业报到证（白页）、其他相关材料。
（3）毕业博士研究生归档材料：高中档案材料、本科档案材料、硕士研究生档案材料、党员材料、西北大学研究生登记表、毕业研究生登记表、博士学位申请书、博士研究生成绩单、博士研究生学籍表、博士研究生毕业论文评审意见、博士学位授予证明、表彰奖励和违纪处分文件（适用于受表彰奖励或违纪处分学生）、毕业生就业报到证（白页）、其他相关材料。
（4）在职攻读研究生归档材料：西北大学研究生登记表、毕业研究生登记表、博（硕）士学位申请书、博（硕）士研究生成绩单、博（硕）士研究生学籍表、博（硕）士研究生毕业论文评审意见、博（硕）士学位授予证明、表彰奖励和违纪处分文件（适用于受表彰奖励或违纪处分学生）、毕业生就业报到证（白页）、其他相关材料。
2．归档材料整理工作要求
（1）毕业生档案材料应按清单逐一收集、核对、归档，做到真实完整、准确无误，不得涂改污损。
（2）归档材料须为原件，凡要求盖章处须加盖公章。
（3）毕业生档案整理工作要认真细致，所装入材料应与档案袋寄送信息相一致，不得漏装、错装。
（4）特殊情况须有说明，如留级、休学、专升本、考取研究生、参加相关计划项目等。
（5）各院系在毕业派遣前完成本院系毕业生归档材料的收集与整理工作。
（二）归档阶段（7月1日-3日）
1.毕业生档案归档工作在各院系学生工作办公室进行，毕业生就业指导与服务中心提供档案袋、毕业报到证和毕业生报到去向表，研究生院提供研究生相关材料，职业技术学院、软件职业技术学院负责本学院毕业生归档工作。
2.各院系负责毕业生工作的辅导员具体组织归档工作。归档过程中，应认真核对每个毕业生档案材料是否真实、完整，确保档案材料无误后方可分装、密封并在骑缝处加盖学院党委公章，在档案袋正面按照毕业生报到去向表认真填写单位名称地址等项，做到笔迹清晰、准确无误。
3.档案密封后须在发文本上逐一登记，以便进行下一步的转递工作。
（三）档案转递阶段（7月3日-7月16日）
按照上级部门相关规定办理。具体要求另行通知。
三、其他相关事项说明
1．提前投递与缓期投递
（1）若用人单位要求档案需提前转递，请学生本人带有效证件和手续至院系学生工作办公室办理。
（2）毕业生档案原则上应按期转递，如确因特殊情况需暂缓投递的，请学生本人于7月3日以前到院系学生工作办公室办理缓期投递手续。暂缓期限按照国家相关部门规定执行。
2．更改档案转递信息
学生若需更改档案转递信息，请持改派的就业报到证到院系学生工作办公室办理。
3．毕业生档案转递信息查询
（1）毕业生参加工作后个人转正定级、干部身份的确定、 工龄计算、社保受保、退休金、养老金的计算，职称评定和工作调动等都要通过档案审核。考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等必须开具相关档案证明，毕业生务必重视自己的档案，不能本人自带档案，不要自行保管档案，更不要弃档，以免给今后的工作、生活带来不必要的麻烦。
（2）请各院系告知毕业生要做好本人档案的查询与确认工作。建议毕业生于毕业后三个月内到工作单位或人事档案托管单位核查自己的档案，按档案接收单位要求办理报到手续。如有疑问，可联系毕业前所在院系学生工作办公室查询。
各院系学生工作负责人组织与协调本院系毕业生档案整理与转递工作，负责毕业班的辅导员须按预定时间完成本院系毕业生档案的收集、整理、归档、转递工作。
学生工作部（处）
研究生工作部 研究生院
2015年6月16日